プライバシーポリシー / Privacy Policy

1. 本ポリシーについて / 1. About this policy

わかば学園(以下「学校」)は、学校運営管理システム(以下「本システム」)を通じて取得する保護者・生徒・教職員の個人情報を、本ポリシーに従って取り扱います。本システムは、入学手続きフォーム、健康・安全情報フォーム、写真・動画掲載同意フォーム、弁当注文ページ、および教職員向け管理画面から構成されます。

Wakaba Gakuen (the "School") handles personal information of parents, guardians, students, and staff collected through its school administration system (the "System") in accordance with this policy. The System consists of the enrollment form, the health and safety form, the photo and video consent form, the bento ordering pages, and the staff administration screens.

2. 取得する情報 / 2. Information we collect

本システムでは、保護者または教職員にご入力いただく次の情報を取得します。

• 生徒情報: 氏名(日本語・英字)、ふりがな、生年月日、性別、現地校の学年、アレルギーの有無
• 保護者情報: 氏名、続柄、住所、メールアドレス、電話番号
• 健康・安全情報: アレルギー、既往症、服薬、学習上・生活上の配慮事項、保険会社名・保険証番号、かかりつけ医・医療機関、緊急連絡先、緊急時の医療行為に関する同意の有無
• 写真・動画掲載同意: 掲載範囲の選択、保護者氏名、同意日
• 弁当注文: 注文者の氏名(名簿からの選択)、注文内容、金額
• 授業料・諸費用: 請求額、入金記録(入金日、金額、支払者名、備考)、請求・督促メールの送信記録、学校が受け取った小切手の画像とその読み取り内容(振出人名、金額、小切手番号、メモ欄の生徒名・生徒番号)、および Zelle 入金通知に含まれる支払者名・金額・確認番号
• 教職員(管理者)の Google アカウント情報: メールアドレス、および本システムが Google サービスにアクセスするための認証トークン

The System collects the following information, entered by parents, guardians, or staff.

• Student information: name (Japanese and English), phonetic reading, date of birth, gender, grade at local school, and allergies
• Parent/guardian information: name, relationship to the student, address, email address, and phone number
• Health and safety information: allergies, medical conditions, medications, learning and daily-life accommodations, insurance company and member ID, primary physician and hospital, emergency contacts, and whether emergency medical treatment is authorized
• Photo and video consent: the selected scope of publication, the parent/guardian name, and the date of consent
• Bento orders: the orderer's name (selected from the directory), the items ordered, and the amount
• Tuition and fees: amounts charged, payment records (date, amount, payer name, notes), the history of invoice and reminder emails sent, images of checks received by the School together with the information read from them (payer name, amount, check number, and the student name and number on the memo line), and the payer name, amount and confirmation number in Zelle payment notifications
• Staff (administrator) Google account information: email address and the authentication tokens the System uses to access Google services

3. 利用目的 / 3. How we use the information

取得した情報は、次の目的にのみ利用します。

• 入学手続き、在籍管理、クラス編成などの学校運営
• 授業中および学校行事における生徒の安全管理、緊急時の対応と連絡
• 保護者・教職員への連絡(フォームのご案内、弁当注文のご案内など)
• 弁当注文の集計と業者への発注
• 授業料・諸費用の請求、入金管理、未納のご案内
• 同意いただいた範囲での写真・動画の掲載

We use the information only for the following purposes.

• School administration, including enrollment, student records, and class placement
• Student safety during classes and school events, including emergency response and contact
• Communication with parents, guardians, and staff (form invitations, bento order notices, and similar)
• Aggregating bento orders and placing them with the vendor
• Invoicing tuition and fees, recording payments, and sending reminders for outstanding balances
• Publishing photos and videos within the scope you have consented to

4. Google サービスとの連携 / 4. Use of Google services

本システムは、学校の Google Workspace アカウントと連携して動作します。教職員(管理者)が Google アカウントでログインすると、本システムは次の権限を利用します。

本システムによる Google ユーザーデータの利用は、Google API サービスのユーザーデータに関するポリシー(Limited Use の要件を含む)に準拠します。Google から取得した情報を広告目的で利用したり、第三者に販売したりすることはありません。

• Google Sheets(spreadsheets): 生徒名簿、保護者名簿、健康情報、写真掲載同意、弁当注文、授業料の請求・入金記録を学校のスプレッドシートに読み書きするため
• Gmail(gmail.send / gmail.readonly): 学校のアカウントから保護者・教職員へご案内メールを送信するため、および銀行から届く Zelle 入金通知メールを読み取って入金記録の下書きを作るため。それ以外のメールの内容を本システムが利用することはありません
• メールアドレス(userinfo.email): ログインした教職員が管理者として許可されているかを確認するため
• Google Drive(drive.file / drive.readonly): 本システムが作成したスプレッドシート(世帯ごとの授業料シートなど)の共有設定を行うため、および学校の Drive の「Check」フォルダに保存された小切手画像を読み取るため。ファイルの作成・編集・削除は本システムが作成したものに限られます

The System operates in connection with the School's Google Workspace account. When a staff member (administrator) signs in with their Google account, the System uses the following permissions.

The System's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not use information obtained from Google for advertising, and we do not sell it to third parties.

• Google Sheets (spreadsheets): to read and write the student directory, parent directory, health records, photo consent, bento orders, and tuition charges and payments in the School's spreadsheets
• Gmail (gmail.send / gmail.readonly): to send notification emails to parents, guardians, and staff from the School's account, and to read Zelle payment notification emails from the bank in order to draft payment records. The System does not use the contents of any other email
• Email address (userinfo.email): to confirm that the signed-in staff member is an authorized administrator
• Google Drive (drive.file / drive.readonly): to manage sharing of spreadsheets the System itself creates (such as per-household tuition sheets), and to read images of checks stored in the "Check" folder of the School's Drive. The System can create, edit, or delete only files it created itself

5. 保管場所と安全管理 / 5. Where data is stored and how it is protected

ご入力いただいた情報は、学校の Google Workspace 内の Google スプレッドシートに保管されます。本システム自体は Vercel 上でホストされており、通信はすべて TLS により暗号化されます。

保護者向けフォームおよび注文ページは、推測が困難な一回限り(または期限付き)のリンクを通じてのみアクセスできます。管理画面は、学校が許可した Google アカウントでのログインが必要です。健康情報や保険証番号などの機微な情報の閲覧は、学校の教職員のうち必要な者に限定します。

Information you submit is stored in Google Sheets within the School's Google Workspace. The System itself is hosted on Vercel, and all traffic is encrypted with TLS.

Parent-facing forms and order pages are reachable only through hard-to-guess, single-use or time-limited links. The administration screens require sign-in with a Google account authorized by the School. Access to sensitive information such as health records and insurance member IDs is limited to staff who need it.

6. 第三者への提供 / 6. Sharing with third parties

学校は、個人情報を販売しません。次の場合を除き、第三者に提供することはありません。

• 緊急時に、医療機関や救急隊員へ生徒の健康情報・緊急連絡先を伝える場合
• 弁当業者に注文数量を伝える場合(注文者個人の情報は含みません)
• Google(Google Workspace)および Vercel など、本システムの運用に必要なサービス提供者がデータを処理する場合
• 弁当メニューの英訳のためにメニューの文章を、また小切手の内容を読み取るために小切手の画像を Google の Gemini API へ送信する場合。本校の Google Workspace 配下の有料プランで利用しており、Google はこれらのデータをモデルの学習には利用しません
• 法令に基づき開示が求められる場合

The School does not sell personal information. We do not share it with third parties except in the following cases.

• In an emergency, to provide a student's health information and emergency contacts to medical providers or first responders
• To provide order quantities to the bento vendor (without personal details of the orderers)
• To service providers that process data to operate the System, such as Google (Google Workspace) and Vercel
• To the Google Gemini API, to translate bento menu text into English and to read the contents of check images. This is used under the school's paid Google Cloud plan, and Google does not use this data to train its models
• When disclosure is required by law

7. お子さまの情報について / 7. Children's information

本システムは、保護者が自身のお子さまの情報を入力するためのものです。生徒本人から直接情報を取得することはありません。お子さまの情報の入力は、保護者または法定後見人が行ってください。

The System is designed for parents and guardians to enter information about their own children. We do not collect information directly from students. Information about a child should be entered only by a parent or legal guardian.

8. 保管期間 / 8. Retention

生徒・保護者の情報は在籍期間中および卒業・退学後、学校の記録保管の必要がある期間保管し、その後削除します。弁当注文の記録は、会計処理が完了した年度の終了後に削除します。Google 認証トークンは、管理者が連携を解除した時点で無効になります。

Student and parent information is retained while the student is enrolled and for as long as the School needs it for its records after graduation or withdrawal, after which it is deleted. Bento order records are deleted after the end of the school year in which the accounting was completed. Google authentication tokens become invalid when an administrator disconnects the integration.

9. 内容の確認・訂正・削除 / 9. Access, correction, and deletion

保護者は、ご自身およびお子さまの登録情報の確認、訂正、削除をいつでも学校に依頼できます。写真・動画掲載の同意は、いつでも撤回できます。下記の連絡先までお知らせください。

Parents and guardians may ask the School at any time to review, correct, or delete the information registered about themselves and their children. Photo and video consent may be withdrawn at any time. Please contact us using the details below.

10. Cookie について / 10. Cookies

本システムは、教職員の管理画面ログイン状態を保持するためのセッション Cookie のみを使用します。広告や行動追跡のための Cookie は使用しません。保護者向けフォームおよび注文ページでは Cookie を使用しません。

The System uses only a session cookie to keep staff signed in to the administration screens. We do not use cookies for advertising or tracking. Parent-facing forms and order pages do not use cookies.

11. 本ポリシーの変更 / 11. Changes to this policy

本ポリシーを変更する場合は、本ページに掲載し、重要な変更については保護者・教職員にメールでお知らせします。

If we change this policy, we will post the updated version on this page and notify parents, guardians, and staff by email of any material changes.